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卓品头条|SVIP级场馆服务,连续三年保障腾讯数字生态大会

2023-09-11 来源:卓越商企
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EXCELLENCE C M

9月7日-8日,2023腾讯全球数字生态大会在深圳国际会展中心成功举办,作为腾讯多年大型活动支持的合作伙伴,卓越商企服务旗下卓品商务为这场腾讯在产业互联网领域规格最高、规模最大、覆盖最广的年度盛会精选礼宾及服务专家团队,保障本次数字生态大会从前期筹备到后续接待工作的顺利进行。


作为腾讯在产业互联网影响力之最的年度盛会,本次生态大会集中了各生态合作伙伴、技术开发者、政府及社会组织,共话千行百业产业创新升级的前沿趋势。今年规模再度空前,仅线下就吸引了近5000名产业互联网的精英到场,在数智时代谈智变。


为保障现场流程顺利进展,卓品商务再度被聘请担纲场馆服务,提供SVIP区接待、内外场动线管理、展区/签到区等功能区的协助工作、所有专场指引等。卓越商企服务已是腾讯全球数字生态大会3年的合作伙伴,但面对今年再度升级的规模,依旧拿出首次的谨慎和干劲,为本次专项服务配置了60人的礼宾队伍,向国内外的近5000名来宾提供品质服务


△部分现场工作展示





Day one的谨慎

从超10000平的动线摸排开始


经验是把双刃剑,可能会让人忽略那些基础的事情。所以在方案阶段,卓品选择暂时摒弃经验,重走超过1万平的深圳国际会展中心18号馆,做好分区域的人员编排后,也提前识别出一个重要问题:主会场空间大,人群进入后如果不做明确引导,会随机选择座位,极有可能造成入座分散和效率问题,尤其对于较晚到场的观众,茫然寻座耽误自己时间和他人体验。


△实地勘场绘制接待动线


因此卓品向主办方提出对人群和座位进行颜色匹配的建议。除了特定的SVIP、演讲嘉宾、媒体等角色外,对参会人员签到时,会随机分发不同颜色的手环,以便其进入主会场后根据座位颜色,快速找到落座区域,增加人员流动效率的同时,减轻了内场引导工作的压力。


△对客户接待做出人群细分的规划


Day one的干劲

从动线管理到体验管理


除了关注动线效率,卓品同样关注现场的参会体验。其一,表现在应对雨天的特别准备:伞、伞桶、套伞机...其二,表现在对现场体验区真情实意地引导,据现场00后的礼宾小扬表示,同事间有种对来宾“投喂式的关心”,生怕大家错过展览区有趣的互动,或者茶歇时的好吃好喝,而这样积极的引导不仅让来宾在脑力激荡的参会之余得到放松,也让主办方投入的资源得到更充分的使用


△活动现场的“过程管理”


体验管理的另一重要对象是SVIP嘉宾,卓品商务针对性地按1:1为VIP室配置固定的礼宾员服务,更是在SVIP区域配置了特勤人员保障参会安全素未谋面的礼宾员,与会期间一定是SVIP最熟悉的陌生人,会前就要求对近80名SVIP做好样貌、身份信息等提前熟悉,以便在语言、饮食口味、与会时间等方面做好准备。甚至卓品会提前准备好SVIP区域的披肩、茶具等,提出主办方要求以外的高标准


△卓品商务特勤人员

△SVIP区服务


极端环境

紧急元无缝衔接

9月7日晚至8日早晨,深圳遭遇极端特大暴雨,打破1952年有气象记录以来的极值。为保障本届腾讯数字生态大会的接待工作,卓品商务连夜做出紧急预案:从本地项目上抽调10名同事增加现场支援;SVIP全体接待同事早7:30于落客区开始待岗,随时准备为下车的嘉宾撑伞迎接;现场增加众多应对物资,包括伞、伞桶、套伞机、吹风机、一次性毛巾、一次性拖鞋等;对行李寄存处增加IBM桌避免物品直接落地打湿...


△应对暴雨紧急调度相关物资

△特大暴雨下的服务





结语



本次2023腾讯全球数字生态大会顺利举办,是卓越商企服务多年来在高端礼宾服务深耕的一个缩影和精炼展示,也是腾讯等大客户对卓越商企服务能力的认可,未来,卓越商企服务在高端服务领域不断精进,持续打磨产品力,挖掘客户痛点,在不断变化的环境中,与时俱进,迭代出更加优质的商务服务体验。




△卓品商务接待服务介绍